Kenapa absensi sering jadi sumber selisih
Setelah event, klien biasanya bertanya tiga hal: siapa yang datang, jam berapa, dan berapa lama mereka bekerja. Talent bertanya hal yang sama dari sisi lain, karena honornya bergantung pada jawaban itu. Foto grup di booth dan pesan "sudah sampai" di WhatsApp membantu koordinator di lapangan, tetapi sulit dipakai sebagai bukti per orang per shift.
Siapkan roster sebelum hari H
Roster adalah daftar siapa bekerja di shift mana. Isinya cukup sederhana:
- Nama talent, peran, dan nomor kontak.
- Tanggal, jam datang, dan jam mulai serta selesai setiap shift. Jam datang biasanya lebih awal dari jam mulai karena ada briefing dan ganti seragam.
- Nama koordinator lapangan dari agensi dan PIC dari pihak klien.
- Talent cadangan, bila ada, beserta shift yang bisa ia isi.
Kirim roster ke klien sebelum event dan minta konfirmasi. Roster yang disetujui di awal menjadi patokan saat menghitung kehadiran.
Yang perlu dicatat di setiap shift
Untuk setiap talent dan setiap hari, catat jam masuk, jam pulang, dan bukti bahwa ia ada di lokasi. Catat juga siapa yang menyetujui shift itu dan kapan. Tanpa nama penyetuju, catatan kehadiran mudah dipersoalkan, baik oleh klien maupun oleh talent.
Kalau ada yang telat atau tidak datang
- Catat jam yang sebenarnya, bukan jam di roster.
- Sepakati dengan klien sejak awal bagaimana keterlambatan dihitung dan siapa yang mencari pengganti.
- Bila ada pengganti, catat shift-nya terpisah dari talent awal, supaya satu shift tidak dibayar dua kali.
- Jangan mengubah catatan yang sudah disetujui hanya agar laporan terlihat rapi. Bila ada keberatan, catat keberatannya dan buktinya, lalu putuskan bersama.
Cara kerjanya di Temu Talent
Di Temu Talent, talent absen sendiri dari HP-nya:
- Absen masuk dibuka 1 jam sebelum shift dimulai dan ditutup saat jam shift selesai (WIB).
- Saat absen masuk, talent mengambil selfie dan membagikan titik lokasinya. Selfie diberi bingkai berisi nama event, venue, hari ke berapa, jam, titik koordinat, dan nama talent.
- Bila pengelola event sudah menyimpan titik lokasi venue, absen dari luar radius ditolak. Radius bawaan 250 meter dan bisa diatur.
- Absen pulang tersedia setelah jam shift selesai. Setelah itu shift menunggu persetujuan.
- Agensi yang mengelola event memeriksa bukti lalu menyetujui shift. Honor diproses dari shift yang sudah disetujui. Admin Temu Talent hanya mencatat pencairan untuk talent yang sudah menyelesaikan verifikasi identitas.
Simpan titik lokasi venue dari lokasi event itu sendiri, misalnya saat hari loading. GPS di dalam gedung pameran bisa kurang akurat, jadi cek apakah radiusnya cukup untuk area booth Anda.
Mulai dari satu event
Agensi bisa mencoba pencatatan ini pada satu event dulu, lalu membandingkannya dengan cara yang dipakai sekarang. Kenalkan agensi Anda ke Temu Talent untuk membahasnya.
